Co-creation at #ufficiomanifesto = networking + sharing + learning

*Traduzione in italiano di seguito.

/// This post is written by Andrea Paoletti

What I’m about to tell you is something incredible that surprised us too! The process of #ufficiomanifesto, though it has been structured, we left very open. After the first two phases (which we spoke about here)

  • to launch the call for ideas #ufficiomanifesto and create a scientific committee;
  • the selection of nine projects from the call, the creation of Collaborative Talks and the selection of the best three projects;

in the days 19-20-21 of May we developed the third part by inviting the three designers / planners to a three day workshop to co-create together the collaborative office of Monforte srl. But we are not limited to design the space together, in fact the contrary. For this goal we haven’t focussed on anything specifically but we have put together many people, many projects, created relations, accelerated networking and seen that to co-create is exactly that which we love so much.

What have we learned?

  • That the ideal collaborative office doesn’t exist but is designed among the people and their needs and roles.
  • That to understand their necessities and their desires you must listen and ask the right questions.
  • That everything passes through the network of relations between people within a space, and will be studied and looked at in the moments of exchange.
  • That at the centre of the collaborative process are values, and it is those that create the identity of the project.

Within the process no-one was the protagonist but every person was at the heart of it and each contributed, collaborated and was put into play through active participation.

But who were these people?

1 The three groups of winners from the #ufficiomanifesto competition:

  • Massimo and Valeria, architects of the studio Analogo;
  • the students of Interior Design, Diego and Yael;
  • the Spanish students of architecture, Marta and Carlota.

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2 Andrea, Daniele, Viola, Luca, Paola, Lorenzo, Marco, Mirko, Tonia, Serena, Barbara of Monforte srl are those who responded to various questions and are the main office users. The entire third phase started with them, confronting and asking them many questions, some also personal, to understand the needs and desires they have.

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What did we ask them and how did they respond?

  • What does “collaboration” mean to you?
  • How do you “collaborate” here at Monforte?

Andrea:

  • To work together
  • Working closely, physically feeling, in an empathetic way

Daniele:

  • To help someone when there is the need
  • Going to ask the others if they have any needs

Viola:

  • To meet the needs of the others
  • Knowing the strengths and weaknesses of the others and going to meet them

Luca:

  • To always be available

Paola:

  • To find the best in others
  • Immediately involving everyone in projects

Lorenzo:

  • To set the table
  • Organise lunch together

Marco:

  • To have faith and respect the professionalism of the others and do together
  • Using the proper professional environment, collaboration works well because we achieve well-being even outside of work

Mirko:

  • A mix of positive and creative
  • Sharing knowledge and ideas

Tonia:

  • Exchanging ideas, opinions
  • Talking, asking opinions and advice

Serena:

  • Putting together common ideas and competencies
  • Sharing and asking

Barbara:

  • To exchange ideas and respect those of others
  • Sharing that which I am doing

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After this we discussed which roles are fulfilled within the business and how they approach the development of their work, in which ways and with what necessary techniques, technologies and spaces. With this listening exercise we were able to develop a “team” graphic linked to their relations more than to the physical space and start to achieve reasoning with the actual space of via Alessandria 5.

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The three days of co-creation took place within the office that was a temporary work in progress, with an open kitchen and a long table at which we worked and designed and made graphics that took their form and life from our conversations. From one very technological part, streaming links allowed everyone to participate also virtually and three webcams throughout the room documented the collaboration, to the very manual and hand-made graphics through paper hung up on the pillars of the space to gather ever single reasoning or concept among the collaborative office.

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3 In time we worked with and alongside those who pass through the business everyday but also with other people, professionals who are linked to the business and are imagining to pass their time here through co-working.

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We asked many of them to explain their vision of a collaborative office:

  • What is it?
  • How should it be realised?
  • With what characteristics?

Who participated?

To live this experience together shortened the distance and opened new doors of communication and empathy that was brought about by everyone’s stories, by experimenting with each person’s point of view, the needs linked to their way of working and the nature of the space, underlined the weaknesses that they have seen in the space but above all put their strengths in the spotlight (this part came about really easily).

From this conversation we designed a plan composed only of words that has highlighted elements to change and others to introduce into the layout in future.

Reasoning with the flow of the people, two types of different needs emerged:

  • the workers of Monforte srl;
  • the external guests (co-working, clients and event invitees).

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We worked a lot with the theme of acoustics, of sounds and noises, of open-space and the necessity for privacy and respect to the space we have designed and we designed a graphic with the various levels of noise generated.

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In the end we combined all of the input together that we received from friends / guests to create a proposed layout of inspiration and a graphic in which we covered the practical solutions that are simple and functional for the use of the space.

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Because the results were unexpected we realised that the ideal collaborative office doesn’t exist but is designed among the people and their needs and in these three days of co-creation the team of Monforte srl were able to, guided by us and the guests, confront, respond to questions and highlight their needs. We have condensed it all into a practical layout to develop in a few precise actions, arriving so close to the people that they identified theirselves as part of the project.

You can watch all the video (in italian) here!

///

Quello che vi sto per raccontare è qualcosa di incredibile che ha sorpreso anche noi! Il processo di #ufficiomanifesto, pur essendo stato strutturato, l’abbiamo lasciato molto aperto.

Dopo le prime due fasi (ne abbiamo parlato qui)

  • lancio della call for ideas #UfficioManifesto e creazione di un comitato scientifico;
  • selezione di nove progetti dalla call, creazione dei Collaborative Talks e selezione dei tre migliori progetti;

nei giorni 19-20-21 maggio abbiamo sviluppato la terza parte invitando i tre progettisti / designer a tre giorni di workshop per co-creare insieme l’ ufficio collaborativo di Monforte srl.

Ma non ci siamo limitati a progettare insieme lo spazio, anzi a dirla tutta, questo obiettivo non l’abbiamo per nulla centrato, bensì abbiamo messo insieme molte persone, molti progetti, creato relazioni, accellerato networking e capito che co-creare è proprio questo e ci è piaciuto molto.

Cosa abbiamo imparato?

  • che l’ufficio collaborativo ideale non esiste ma è disegnato attorno alle persone e ai loro bisogni e ruoli
  • che per capire le loro necessità e i loro desideri bisogna ascoltare e fare le giuste domande
  • che tutto passa per le reti di relazione tra le persone all’interno di uno spazio, quindi vanno studiati anche gli sguardi e i momenti di scambio
  • che al centro del processo collaborativo stanno i valori, i quali creano l’dentità del progetto.

All’interno del processo nessuno è stato protagonista ma ogni persona è stata centrale, ha contribuito, ha collaborato, si è messa in gioco, ha partecipato attivamente.

Ma chi sono state queste persone?

1 I tre gruppi vincitori del contest #ufficiomanifesto:

  • Massimo e Valeria, architetti di studio Analogo;
  • gli studenti di Interior Design, Diego e Yael ;
  • le studentesse spagnole di architettura, Marta e Carlota.

2 Andrea, Daniele, Viola, Luca, Paola, Lorenzo, Marco, Mirko, Tonia, Serena, Barbara di Ufficio Manifesto a cui abbiamo fatto varie domande e che sono i principali utenti dell’ufficio.

L’intera terza fase è partita da loro, confrontandoci e facendo loro molte domande, alcune anche personali per capire che bisogni e desideri avessero.

Cosa abbiamo chiesto e cosa ci hanno risposto?

  • Cosa vuol dire per te “collaborare”?
  • Come fai “collaborazione” qui a Monforte?

Andrea:

  • lavorare insieme
  • lavorando vicini, sentendo fisicamente, in maniera empatica

Daniele:

  • aiutarsi quando ce n’è bisogno
  • andando a chiedere agli altri se hanno bisogno

Viola:

  • andare incontro alle esigenze degli altri
  • conoscendo i punti di forza e di debolezza degli altri andare incontro a loro

Luca:

  • essere sempre disponibili

Paola:

  • trovare il meglio negli altri
  • coinvolgendo tutti da subito sui progetti

Lorenzo:

  • apparecchiare la tavola
  • organizzando il pranzo insieme

Marco:

  • avere fiducia e rispetto della professionalità degli altri e fare insieme
  • uscendo dal proprio ambito professionale la collaborazione funziona bene perchè ci troviamo bene anche fuori dal lavoro

Mirko:

  • confronto positivo e creativo
  • condividendo conoscenze e idee

Tonia:

  • scambiare idee, opinioni
  • parlando, chiedendo opinioni e consigli

Serena:

  • mettere in comune competenze, idee
  • condividendo e chiedendo

Barbara:

  • scambiare idee e rispettare quelle degli altri
  • condividendo quello che sto facendo

Dopodichè ci siamo fatti raccontare quali ruoli ricoprissero all’interno dell’azienda, come venisse sviluppato il loro lavoro, in quale modalità e con quali necessità tecniche, tecnologiche e spaziali.

Con questo esercizio di ascolto abbiamo potuto sviluppare un grafico di “squadra” legato alla loro relazione più che allo spazio fisico e iniziare a ragionare sullo spazio attuale di via Alessandria 5.

I tre giorni di co-creazione sono avvenuti all’interno dell’ufficio che era in veste provvisoria e in progress, con una cucina aperta e un lungo tavolo, su cui abbiamo lavorato, disegnato, fatto grafici e attorno a cui hanno preso forma e vita le nostre conversazioni. Da una parte molta tecnologia, collegamenti streaming per permettere a tutti di partecipare anche virtualmente e tre webcam puntate sulla scena per registrare l’atto collaborativo, dall’altra molta manualità e grafica a mano su cartelloni appesi ai pilastri dello spazio per cogliere ogni singolo ragionamento o concetto attorno all’ ufficio collaborativo.

3 Abbiamo lavorato con e a fianco di chi in azienda poi ci passa quotidianamente il tempo ma anche con altre persone, professionisti che sono legate all’azienda e stanno immaginando di passare qui del tempo in modalità co-working.

A molti di loro abbiamo chiesto di raccontare la loro visione di ufficio collaborativo:

  • cosa è?
  • come si dovrebbe realizzare?
  • con quali caratteristiche?

Chi ha partecipato?

Vivere questa esperienza insieme ha accorciato le distanze e aperto nuovi canali di comunicazione e di empatia che hanno portato tutte le persone a raccontarsi, a esprimere ciascuno il proprio punto di vista, le esigenze legate alla loro modalità di lavoro e alla natura dello spazio, sottolineare i punti di debolezza che vedevano nello spazio ma soprattutto a mettere in luce i punti di forza (questa parte risulta sempre più facile).

Da queste conversazione abbiamo disegnato una pianta composta solo di parole che ha messo in luce elementi da modificare e altri da introdurre nel layout futuro.

Ragionando con i flussi delle persone, sono emerse due tipologie con esigenze diverse:

  • i dipendenti di Monforte srl
  • gli ospiti esterni (co-working, clienti, invitati a eventi).

Abbiamo lavorato molto con il tema dell’acustica, del suono e del rumore, dell’ open-space e della necessità di privacy e rispetto allo spazio abbiamo disegnato un grafico con i vari livelli di rumore generato.

Infine abbiamo messo insieme tutti gli input ricevuti dagli amici / ospiti per creare una proposta di layout d’ispirazione e un grafico in cui abbiamo inserito delle soluzioni pratiche, semplici e funzionali all’utilizzo dello spazio.

Perchè come risultato finale inatteso abbiamo capito che l’ ufficio collaborativo ideale non esiste ma è disegnato attorno alle persone e ai loro bisogni e il team di Monforte srl in questi tre giorni di co-creazione è riuscito, guidato da noi e dagli ospiti, a confrontarsi, a rispondere a domande, a mettere in luce le loro esigenze e noi abbiamo condensato il tutto in un layout pratico da sviluppare in poche azioni precise, arrivando vicino alle persone a tal punto che ognuna di loro si è riconosciuta nel progetto.

Potete vedere tutti video qui!

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